Czym jest kara umowna w umowie o roboty budowlane i dlaczego warto ją rozumieć?
Czym dokładnie jest kara umowna w umowie o roboty budowlane i jakie mogą być jej rodzaje opisywałem we wpisie Kary umowne roboty budowlane. Zajrzyj tam, żeby dowiedzieć się więcej teorii na temat kar umownych, dzisiaj postanowiłem pokazać Ci trochę praktyki.
Praktyki, czyli o czym pamiętać i na co uważać przy karach umownych podczas podpisywania umowy o roboty budowlane. I co ważne – co zrobić, jak już dojdzie do naliczenia tej kary dla Ciebie jako wykonawcy.
Kara umowna w umowie o roboty budowlane jest zryczałtowanym odszkodowaniem. Mówiąc prościej: kara umowna to kwota, którą strony ustalają z góry na wypadek, gdyby jedna z nich nie wywiązała się z umowy.
Jaka jest największa zaleta kary umownej dla zamawiającego?
Jej ogromna zaleta dla polega na tym, że kara umowna należy się wierzycielowi bez względu na wysokość poniesionej szkody. Oznacza to, że nawet jeżeli wierzyciel (inwestor, zamawiający) nie poniósł żadnej szkody z powodu zachowania lub zaniechania wykonawcy, to i tak może dochodzić od niego zapłaty kary umownej.
Jak widać, ta największa zaleta dla inwestora to jednocześnie ogromna wada i ryzyko dla wykonawcy.
Dla wykonawcy oznacza to jedno: kary umowne to realne ryzyko finansowe, które może zachwiać płynnością całego przedsiębiorstwa. Dlatego warto wiedzieć, jak ich unikać i jak się przed nimi bronić, gdy już zostaną naliczone.
Zanim podpiszesz umowę – co sprawdzić i o co negocjować?
Najskuteczniejsza obrona wykonawcy przed karami umownymi zaczyna się jeszcze przed podpisaniem kontraktu. Dlatego często mówię – dobra umowa o roboty budowlane to podstawa. Podstawa zabezpieczenia wykonawcy.
Etap negocjacji to moment, w którym wykonawca ma największy wpływ na kształt postanowień umownych.
Co powinniśmy negocjować? Na co zwracać uwagę?
Po pierwsze – zwłoka czy opóźnienie? To kluczowa różnica.
Pod pojęciem zwłoki w spełnieniu zobowiązania rozumiemy niewykonanie zobowiązania będące następstwem okoliczności, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność, np. przyjęcie zbyt wielu zamówień i niedotrzymanie z tego powodu ustalonego terminu, niedostosowanie ilości pracowników do etapu robót. Z kolei w przypadku opóźnienia mamy do czynienia z niewykonaniem zobowiązania niezależnie od przyczyny, czyli nawet z przyczyn niezależnych od dłużnika. Czyli w przypadku kary za opóźnienie odpowiadam za naruszenie terminu też wtedy, gdy winę ponosi zupełnie inny podmiot.
Praktyczna wskazówka: jako wykonawca negocjuj zmianę zapisu z „opóźnienia“ na „zwłokę“ lub dopisz listę okoliczności, za które nie odpowiadasz, np. siłę wyższą czy brak frontu robót.
Limit kar umownych (tzw. cap).
Jeśli w umowie widnieją wysokie kary, warto zaproponować wprowadzenie górnego limitu odpowiedzialności.
Wzorcowy zapis może brzmieć: „Łączna wysokość kar umownych naliczonych na podstawie niniejszej umowy nie może przekroczyć 20% Wynagrodzenia Netto.“
Taki zapis jest uczciwy dla obu stron – zamawiający ma środek dyscyplinujący wykonawcę, ale wykonawca wie, że jeden lub kilka błędów nie doprowadzi go do bankructwa przewyższającego wartość całego kontraktu.
Klauzula siły wyższej.
Siła wyższa wpisywana do umowy może dotyczyć przeróżnych aspektów, najczęściej stosuje się ją jednak do ustalenia zwolnienia lub ograniczenia odpowiedzialności za niewykonanie zobowiązania. Warto zadbać o precyzyjne zdefiniowanie zdarzeń, które zwalniają wykonawcę z odpowiedzialności.
Dokumentuj wszystko – to Twoja tarcza w sporze
W sporach o zapłatę kary umownej wyłącznie na wykonawcy ciąży obowiązek udowodnienia braku winy po jego stronie. Brak odpowiednich dowodów znacznie utrudni obronę przed roszczeniami inwestora.
O tym, jak ważne sąd dowody i dokumentacja w procesie budowlanym pisałem we wpisie Jak zabezpieczyć się na wypadek sporu z inwestorem?. Zajrzyj a dowiesz się więcej o co zadbać i co gromadzić na wypadek sporu z inwestorem.
Warto zatem przez cały okres realizacji kontraktu szczegółowo dokumentować wszystkie istotne okoliczności i zdarzenia, już zawczasu przygotowując się na z pozoru hipotetyczne i odległe ryzyko konieczności podejmowania obrony przed roszczeniami o zapłatę kar umownych.
Co konkretnie dokumentować?
- Wszelką korespondencję z zamawiającym (e-maile, pisma, protokoły narad).
- Zdarzenia zewnętrzne wpływające na realizację (warunki atmosferyczne, opóźnienia w dostawach materiałów, zmiany dokumentacji projektowej).
- Wnioski o przedłużenie terminu i odpowiedzi zamawiającego.
- Protokoły odbioru częściowego i końcowego.
- Informacje o przeszkodach leżących po stronie zamawiającego (np. brak dostępu do placu budowy, nieterminowe przekazanie dokumentacji).
Dobra dokumentacja to fundament każdej skutecznej obrony.
Obrona przed karą bezzasadną
Podstawą do obrony przed naliczoną karą umowną jest jej tzw. miarkowanie. Ale każdy wykonawca powinien w pierwszej kolejności przeanalizować, czy kara jest w ogóle zasadna.
A kiedy kara może być nienależna?
Brak winy wykonawcy.
Do kategorii przesłanek negatywnych kary umownej zalicza się brak winy dłużnika. Wykazanie przez dłużnika braku winy powoduje uchylenie obowiązku świadczenia kary umownej w tych stosunkach zobowiązaniowych, w których dłużnik odpowiada na zasadzie winy.
Powołam się tutaj na przykład z orzecznictwa:
Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 27 września 2013 r. (sygn. I CSK 748/12) wyraźnie stwierdził, że kara umowna stanowi odszkodowanie umowne i przysługuje wierzycielowi jedynie wtedy, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy jest następstwem okoliczności, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność. Innymi słowy, zakres odpowiedzialności z tytułu kary umownej pokrywa się z zakresem ogólnej odpowiedzialności kontraktowej dłużnika, który zwolniony jest od obowiązku zapłaty kary, gdy wykaże, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania było następstwem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności.
Wina po stronie zamawiającego.
Kolejną kwestią jest samo utrudnianie lub uniemożliwianie wykonania umowy przez wierzyciela. Wierzyciela, czyli mam tutaj na myśli inwestora lub zamawiającego.
Jeżeli inwestor po zawarciu umowy uniemożliwia dłużnikowi realizację umowy, np. nie wpuszcza go na teren budowy celem wykonania tynków, a następnie nakłada na niego karę umowną za niewykonanie zobowiązania, dłużnik może się uchylić od tak nałożonej kary umownej.
Ponadto, zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 29 listopada 2013 r. (sygn. I CSK 124/2013) strony w umowie nie mogą przyjąć, że dłużnik będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej także w sytuacji, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest spowodowane okolicznościami, za które odpowiedzialność ponosi wierzyciel.
Siła wyższa.
Jeżeli zaistnieje siła wyższa, która będzie miała wpływ na możliwość realizacji umowy i finalnie doprowadzi do jej niewykonania przez dłużnika, wówczas dłużnik może uwolnić się od odpowiedzialności z tytułu zapłaty kary umownej, ponieważ mimo że chciał zrealizować umowę, to nie był w stanie z uwagi na okoliczności od niego niezależne.
Miarkowanie kary umownej w umowie o roboty budowlane – Twoje prawo do obniżenia kary
Wielu wykonawców nie zdaje sobie sprawy, że nawet jeśli inwestor naliczył karę umowną zgodnie z umową to nie znaczy, że musi ona zostać zapłacona w pełnej wysokości. Naliczenie kary i jej potrącenie z Twojego wynagrodzenia jako wykonawcy może być też bezzasadne i bezskuteczne! I należy z tym walczyć! Istnieje mechanizm, który pozwala ją zmniejszyć wysokość kary umownej, jeżeli jest zasadna i należna.
Ten mechanizm to miarkowanie kary umownej. Takiego miarkowania może dokonać jedynie sąd.
Prawa do miarkowania wykonawca nie może się pozbyć czy zrzec. Strony umowy o roboty budowlane nie mogą w umowie wyłączyć miarkowania kary umownej. To znaczy, że inwestor nie może np. wpisać w umowie, że wykonawca zrzeka się prawa do miarkowania kary umownej przez sąd w przyszłości. Takie postanowienie będzie bezwzględnie nieważne. Zasada swobody umów jest tutaj wyłączona.
Miarkowanie kary umownej w umowie o roboty budowlane
Co to jest miarkowanie?
To nic innego jak sądowe obniżenie kary umownej, gdy jej wysokość jest nieadekwatna do rzeczywistego naruszenia umowy. Taki mechanizm chroni przede wszystkim przed sytuacjami, w których kara jest rażąco wygórowana albo została naliczona bez jakiegokolwiek odniesienia do charakteru naruszenia (mówię tu o nieistotnym naruszeniu umowy lub terminu i ogromnej karze z tego tytułu).
Przykład z placu budowy?
Załóżmy, że wykonawca opóźnił się z zakończeniem robót o 5 dni, a inwestor naliczył 5 x 0,5% wynagrodzenia – czyli 2,5%. Jeśli umowa opiewała na milion złotych, to kara wynosi 25 tysięcy.
Ale co, jeśli opóźnienie było spowodowane ulewnym deszczem, a sam inwestor i tak nie miał jeszcze gotowego przyłącza mediów? W takiej sytuacji sąd może uznać, że kara jest zbyt surowa i ją obniżyć.
Zarzut miarkowania kary umownej – jak sąd może obniżyć naliczoną karę umowną
Kiedy sąd może dokonać miarkowania kary umownej?
Są dwie główne przesłanki, którymi się kieruje. To:
- Rażące wygórowanie kary umownej w umowie o roboty budowlane– czyli kara jest nieproporcjonalnie wysoka do przewinienia. Mam tutaj na myśli sytuacje, w których kara np. wielokrotnie przekracza wartość realnej szkody albo została naliczona za drobne uchybienie.
- Wykonanie zobowiązania w znacznej części– karę umowną naliczamy w sytuacji, gdy roboty zostały wykonane prawie w całości, a tylko niewielka część była spóźniona albo niezgodna z umową. To także jest podstawa do miarkowania.
Sąd każdorazowo ocenia całość okoliczności – jak poważne było naruszenie, czy wykonawca działał w dobrej wierze, czy opóźnienie było niezawinione, jaka jest relacja kary do całkowitego wynagrodzenia i do potencjalnej szkody inwestora.
Wykonanie zobowiązania w znacznej części
Czym jest wykonanie zobowiązania w „znacznej części”?
To sytuacja, w której ilość opóźnienia lub zwłoki jest nieznaczna i ma mały wpływ na zakończenie całości robót lub jednego z etapów. W takiej sytuacji kara jest naliczana pomimo, że wykonawca wykonał prawie w całości roboty.
Rażące wygórowanie kary umownej
Kiedy kara umowna jest rażąco wygórowana?
Tak będzie wtedy, gdy szkoda, którą poniósł inwestor jest znikoma w porównaniu z należną z tego tytułu karą. Albo wtedy, gdy ta szkoda w ogólne nie wystąpiła, a wykonawca jest zobowiązany do zapłaty ogromnej sumy tytułem kary umownej. Uznanie, że kara jest rażąco wygórowana zawsze będzie ustalane indywidualnie.
Dlaczego?
Bo żeby to stwierdzić musimy przeanalizować wiele kwestii – m.in. wartość umowy, skalę naruszenia umowy, stopień zawinienia strony zobowiązanej do zapłaty kary. Ważny jest też procentowy stosunek wysokości kary umownej do wysokości wynagrodzenia wykonawcy. Mówiąc wprost, te ww. okoliczności pozwolą nam na stwierdzenie, czy takiego rodzaju naruszenie w realiach tej konkretnej umowy powinno skutkować nałożeniem kary w takiej konkretnej wysokości.
Jak prawidłowo zgłosić żądanie miarkowania?
Miarkowanie nie następuje automatycznie.
To oznacza, że sąd nie może zmniejszyć kary z urzędu. Konieczne jest powołanie się przez wykonawcę na art. 484 § 2 k.c. w toku postępowania sądowego.
Co powinien zrobić wykonawca, żeby kara umowna w umowie o roboty budowlane była niższa?
Skuteczne powołanie się na instytucję miarkowania wymaga jednoznacznego i należycie uzasadnionego zgłoszenia takiego żądania.
To bardzo ważne.
Dlaczego?
Ponieważ samo domaganie się oddalenia powództwa o zapłatę kary nie jest uznawane za wystarczające. Jako wykonawca musisz zgłosić takie żądanie i wniosek o miarkowanie kary. Oczywiście musisz też odpowiednio go uzasadnić.
Od Ciebie jako wykonawcy wymaga się zatem sformułowania jednoznacznego postulatu obniżenia żądanej kary umownej w umowie o roboty budowlane do określonej przez siebie kwoty.
Osobiście uważam, że wykonawca powinien podać kwotę, która w jego ocenie jest uzasadniona, realna i sprawiedliwa. To trochę jak proponować ugodę. Zapłacę, ale nie tyle ile żądasz, bo uważam że inna kwota będzie sprawiedliwa. Oczywiście po miarkowanie sięgamy wtedy, kiedy wiemy że kara jest zasadna, czyli należy się inwestorowi, ale chcemy żeby była obniżona.
Ważna uwaga!
Z chwilą dokonania zapłaty przez wykonawcę kary umownej prawo żądania miarkowania tej kary wygasa.
Podsumowanie – 7 zasad skutecznej obrony wykonawcy
Kary umowne są realnym zagrożeniem dla każdego wykonawcy, ale prawo daje szerokie możliwości obrony. Oto najważniejsze zasady, które warto zapamiętać:
- Negocjuj umowę przed podpisaniem. Zadbaj o zapis „zwłoka“ zamiast „opóźnienie“, wprowadź limit kar (cap) i klauzulę siły wyższej.
- Dokumentuj przebieg realizacji. Każda przeszkoda, każde opóźnienie po stronie zamawiającego, każda zmiana – wszystko powinno być udokumentowane na piśmie.
- Sprawdź, czy kara jest w ogóle należna. Zweryfikuj, czy zapis umowny jest ważny i precyzyjny, czy nie zachodzi brak winy, siła wyższa lub wina zamawiającego.
- Żądaj miarkowania, gdy kara jest rażąco wygórowana. Podstawą jest art. 484 § 2 k.c. Sąd może obniżyć karę, gdy jest ona nieproporcjonalna do szkody lub wartości kontraktu.
- Zgłoś zarzut miarkowania wyraźnie i z uzasadnieniem. Samo żądanie oddalenia powództwa nie wystarczy – zarzut musi być sformułowany wprost, z powołaniem się na konkretną przesłankę.
- Nie płać kary pochopnie. Dobrowolna zapłata kary umownej co do zasady pozbawia prawa do jej późniejszego miarkowania.
- Sprawdź przedawnienie kary umownej. Musisz przeanalizować, czy roszczenie inwestora lub zamawiającego o zapłatę kary umownej się nie przedawniło. Jeżeli tak będzie, nie będziesz musiał płacić tej kary. O przedawnieniu kar umownych za roboty budowlane przeczytasz we wpisie pod tym linkiem: Przedawnienie roszczeń za roboty budowlane
- Rozważ ugodę. Negocjacje z zamawiającym mogą być szybsze i tańsze niż postępowanie sądowe, a dla obu stron korzystniejsze niż wieloletni spór.
radca prawny
Michał Książek